Obrigações acessórias do Simples Nacional: o que muda com a Reforma

A transição para o emissor nacional de notas de serviço

A gestão das obrigações acessórias do Simples Nacional passa por uma transformação técnica. A Resolução CGSN 191, publicada em 04 de agosto de 2026, obriga as microempresas e empresas de pequeno porte a iniciar a emissão da nota fiscal de serviço no padrão nacional a partir de 1º de novembro de 2026. A emissão ocorrerá exclusivamente pelo Emissor Nacional do governo federal, com acesso via aplicação web ou integração por API.

Revisar o sistema de faturamento antes de novembro evita nota parada no primeiro dia. Cada prefeitura tem seu ritmo de adaptação ao ambiente nacional. O artigo 62 da Lei Complementar 214 de 2025 estabelece as regras de migração. Estados, Distrito Federal e municípios precisam adaptar os emissores para o leiaute unificado, compartilhando os documentos no ambiente da administração tributária.

Quem emite pelo próprio sistema de gestão precisa confirmar com o fornecedor se ele já se comunica com o Emissor Nacional. Quem emite poucas notas pode usar a aplicação web e resolver sem custo de integração.

O período de adaptação e a inserção dos campos da Reforma

Entre 1º de novembro e 31 de dezembro de 2026, o novo emissor obedecerá a uma lógica transitória. As empresas usarão a estrutura nacional pelas regras atuais, sem a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). É preciso acompanhar os cronogramas das notas fiscais do final de 2026.

A partir de 1º de janeiro de 2027, a emissão passa a observar os destaques tributários da CBS e do IBS, marcando o início da Reforma Tributária nos serviços. O Ato Conjunto RFB/CGIBS 4 de 2026 determina os prazos da transição. A nota fiscal recebe a base da Reforma em 01 de outubro de 2026, atingindo inicialmente apenas os regimes convencionais de apuração. Para os optantes do Simples, os campos entram no ar em 01 de janeiro de 2027. O serviço de rotina fiscal da Contábil orienta essa implantação.

Em dezembro de 2026, a nota ainda sai sem as regras de CBS e IBS. Em janeiro de 2027, os campos da Reforma passam a valer para o optante, e o cadastro de serviços precisa estar pronto para isso.

• Confirmar com o contador se a prefeitura recebe a nota pelo ambiente nacional
• Revisar o cadastro de serviços com o código correto da lista da Lei Complementar 116
• Confirmar se o sistema de gestão emite as notas por integração via API
• Verificar a data de validade do certificado digital utilizado pela empresa
• Analisar as regras e percentuais de retenções de ISS nas notas para os tomadores

O novo calendário de adesão ao sistema simplificado de tributos

O calendário anual de opção pelo regime simplificado foi alterado pela Resolução CGSN 186 de 2026. O requerimento de entrada passou para setembro do ano anterior. O pedido feito em setembro de 2026 valerá a partir de 1º de janeiro de 2027. A Resolução CGSN 194 de 2026 definiu os prazos oficiais para 2027.

A confirmação da opção pelo Simples ocorre entre 1º de setembro e 15 de outubro de 2026. A regularização de pendências vai até 30 de outubro de 2026. A escolha pelo regime regular do IBS e da CBS acontece de 1º de setembro a 30 de outubro de 2026, com cancelamento disponível de 03 de novembro a 20 de dezembro de 2026. A manutenção de empresas já optantes ocorrerá automaticamente. Vale consultar o Portal do Simples Nacional para confirmar que a empresa não foi excluída por débito ou pendência. Pedidos negados por pendência podem ser regularizados até o fim de outubro.

Quem pensa em mudar de regime para o ano seguinte precisa ter a conta pronta antes de setembro.

As exceções para as inscrições recentes e os microempreendedores

Um CNPJ inscrito entre 1º de outubro e 31 de dezembro de 2026 ganha validade dupla: a opção feita na inscrição vigora para o resto de 2026 e para 2027. Para firmas recém-abertas, a decisão de recolher o IBS e a CBS por fora inicia sua vigência em janeiro de 2027.

Caso a empresa não queira continuar no regime simplificado, o responsável deve formalizar a exclusão no painel governamental até o último dia de 2026. A mudança de opção para setembro não afeta o Microempreendedor Individual (MEI), que mantém a formalização pelo SIMEI até o último dia útil de janeiro. O MEI não tem permissão legal para escolher o regime regular de pagamento do IBS e da CBS. As obrigações de outros regimes seguem regras distintas.

A união dos formulários socioeconômicos na rotina fiscal

A partir de 2027, o formulário da DEFIS será descontinuado pela Receita Federal. Conforme a Resolução CGSN 190 de 2026, as informações socioeconômicas e fiscais passam a ser prestadas no próprio PGDAS-D. O repasse unificado ocorrerá uma única vez ao ano, entre janeiro e março, agrupando as obrigações acessórias do Simples Nacional em um só ambiente.

A apuração mensal para emitir a guia de arrecadação continua obrigatória. Ela é a obrigação mais frequente do optante, e é ela que gera o DAS do mês. Quanto antes as notas de venda chegam ao contador, mais tempo sobra para conferir a apuração antes do vencimento.

O departamento pessoal segue com eSocial, DCTFWeb e EFD-Reinf

O Simples não dispensa as obrigações do departamento pessoal. As entregas trabalhistas mantêm o cronograma e independem da Reforma Tributária. O portal do eSocial continua obrigatório para registrar admissões, impactando a contabilidade sempre que houver recolhimento de pró-labore ou empregados registrados. O processamento da folha alcança o painel da DCTFWeb automaticamente, emitindo a guia de contribuição previdenciária unificada. Por isso, erro na folha costuma aparecer também na guia previdenciária.

Empresas tomadoras de serviços entregam a escrituração de retenções pelo EFD-Reinf, que rastreia o imposto de renda retido na fonte de terceiros. A transição para a emissão unificada da NFS-e nacional ocorre sem paralisar a apuração desses contratos. Retenção informada errado numa ponta aparece como diferença na outra.

Com a Reforma chegando, vale arrumar essa rotina agora: as obrigações acessórias do Simples Nacional de sempre continuam, e as novas entram por cima delas.

Quem escolher o Simples híbrido ganha uma apuração a mais

As obrigações acima valem para quem mantém o IBS e a CBS dentro do DAS. Quem optar pelo regime regular desses dois tributos, o chamado Simples híbrido, tira as duas parcelas da guia e passa a apurá-las pelas regras próprias, com débito nas vendas e crédito nas compras.

Na prática, isso significa uma rotina a mais no fechamento do mês: separar as notas de entrada que dão crédito, conferir os débitos das notas de saída e apurar a diferença. A escolha pode compensar para quem vende para empresas que tomam crédito, mas não é de graça em trabalho. Por isso a decisão precisa vir com a conta feita e com a rotina fiscal preparada para ela.

O calendário do optante depois da Reforma, em uma olhada

Todo mês, o PGDAS-D segue gerando o DAS, e a nota de serviço sai pelo Emissor Nacional a partir de novembro de 2026. Uma vez por ano, entre janeiro e março, as informações que iam na DEFIS passam a ser prestadas dentro do próprio PGDAS-D, a partir de 2027. Em setembro, abre a janela para quem quer entrar no Simples no ano seguinte e para quem quer tirar o IBS e a CBS do DAS no primeiro semestre. Em março, abre a janela do regime regular para o segundo semestre.

Se a empresa tem empregado, pró-labore ou retenção, somam-se eSocial, DCTFWeb e EFD-Reinf no ritmo de cada um. Colocar tudo isso num único calendário, com responsável e data, é o que evita perder um prazo novo no meio dos antigos.