Notas fiscais na Reforma: o cronograma da NF-e e da NFS-e com CBS e IBS

O Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026 define o calendário oficial das obrigações

A transição para o novo modelo tributário brasileiro exige planejamento prático dentro das empresas. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, publicado em 30 de julho de 2026, estabeleceu de forma definitiva o cronograma de obrigatoriedade para a emissão dos documentos fiscais eletrônicos. Essa norma baseia-se no artigo 112 do Decreto 12.955/2026, que regulamenta a CBS, e na Resolução CGIBS 06/2026. A partir dessas definições, o mercado ganha clareza sobre quando cada setor precisa virar a chave dos seus sistemas.

A implantação das notas fiscais na Reforma ocorrerá em fases distintas ao longo do segundo semestre de 2026. A divisão por datas e tipos de documento permite ajustar os processos por etapas. O calendário não trata apenas da emissão de notas de venda de produtos, mas engloba também os serviços, os conhecimentos de transporte e os documentos relacionados a operações imobiliárias. Cada empresa precisa identificar em qual grupo de obrigatoriedade as suas operações se encaixam.

Para apoiar os contribuintes durante esse período de adaptação estrutural, o Ato Conjunto prevê a execução de um programa de conformidade orientador ao longo de 2026. O programa tem caráter orientador, e é a chance de errar em ambiente controlado enquanto a empresa entende o IVA dual na prática. Na rotina, isso significa conferir os primeiros XML com os campos novos antes que o erro se repita em centenas de notas.

O compartilhamento de dados exige um leiaute padronizado entre os entes

Uma das maiores mudanças práticas para o dia a dia das operações está na estrutura tecnológica dos documentos. O artigo 62 da Lei Complementar 214/2025 determina que a União, os estados, o Distrito Federal e os municípios devem adaptar os seus emissores para um leiaute totalmente padronizado. Esse novo formato inclui os campos específicos para a apuração do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). O município pode manter o próprio emissor, desde que siga o leiaute e compartilhe as notas com o ambiente nacional.

Com os documentos compartilhados, a mesma nota que uma indústria de Marília emite para um cliente de Pompéia fica visível para a Receita Federal e para o Comitê Gestor do IBS. Por isso o cadastro de produtos precisa estar certo: erro de classificação que antes passava despercebido tende a aparecer no cruzamento.

Para acompanhar essa evolução, os softwares de gestão precisam passar por atualizações profundas. A adaptação do leiaute é o primeiro passo para preparar o sistema para o Split Payment, um mecanismo que vai separar o valor do imposto direto no momento do pagamento da fatura. Nós recomendamos que os donos de negócios conversem com os fornecedores dos seus sistemas de gestão o quanto antes. Pergunte, por escrito, desde quando o programa gera o XML com os campos da CBS e do IBS no padrão exigido.

A fase de teste em 2026 cobra alíquotas reduzidas com regras de compensação

2026 é o ano de teste. Durante esse período de teste, as operações passam a destacar as novas tributações de forma simultânea aos tributos antigos. O artigo 125 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias (ADCT) e a Lei Complementar 214/2025 definem as regras numéricas dessa transição. A CBS será cobrada à alíquota de 0,9%, conforme o artigo 346 da LC, enquanto o IBS terá a alíquota de 0,1%, de acordo com o artigo 343 da mesma lei.

Essas alíquotas reduzidas aparecem nas notas fiscais para que os sistemas validem a apuração e o repasse dos valores, sem causar um aumento imediato na carga tributária total. O legislador criou um mecanismo de equilíbrio financeiro para as empresas. O artigo 348, inciso I, da LC 214/2025 estabelece que o valor apurado do IBS e da CBS nesse período de teste seja compensado com o PIS e a Cofins devidos pelas empresas. Se não houver débito suficiente de PIS e Cofins, o valor pode ser compensado com outro tributo federal ou ressarcido em até 60 dias, a pedido (art. 348, II).

O escritório contábil realiza um controle rigoroso dessa compensação mensal. A apuração exige que os cálculos dos tributos antigos e dos novos caminhem juntos no fechamento do mês, preparando o terreno para o fim do PIS e da Cofins de forma definitiva nos anos seguintes. Nota com alíquota de teste errada gera apuração errada nos dois lados: no tributo novo e no antigo.

O recolhimento de 2026 é dispensado para quem entrega as obrigações no prazo

A lei deu um motivo concreto para levar o teste a sério. O parágrafo 1º do artigo 348 da Lei Complementar 214/2025 cria uma regra que dispensa o recolhimento do IBS e da CBS apurados durante o ano de 2026. No entanto, essa dispensa não é automática nem incondicional. Ela está diretamente vinculada ao cumprimento estrito das obrigações acessórias por parte do contribuinte. Quem faz o dever de casa ganha o direito de não desembolsar o dinheiro desses tributos novos no primeiro momento.

Quem não cumpre as obrigações acessórias perde a dispensa e precisa recolher o IBS e a CBS de 2026. Esse valor entra na compensação com o PIS e a Cofins, mas sai do caixa antes, e a empresa ainda fica exposta às penalidades de quem não entregou o que devia.

Uma rotina fiscal com calendário e conferência mensal é o que separa a empresa que aproveita a dispensa da que recolhe sem precisar. Em 2026, entregar no prazo tem efeito direto no caixa.

O primeiro grupo inicia a emissão adaptada em agosto para bens materiais e fretes

O pontapé inicial da obrigatoriedade das notas fiscais na Reforma ocorre no dia 3 de agosto de 2026. O Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026 escolheu o comércio de bens materiais e o setor de transportes para inaugurarem o ambiente de produção com os novos campos. A partir dessa data, o varejo e a indústria precisam emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) já contemplando o cálculo do IBS e da CBS. Se a sua empresa produz móveis em Tupã ou opera um supermercado em Bauru, o seu sistema precisa virar a chave logo no início de agosto.

O setor de logística acompanha essa primeira etapa com uma série de documentos específicos. O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) também passam a exigir as novas regras no dia 3 de agosto. O transporte rodoviário regular sofre impacto direto na emissão do Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e), assim como o fornecimento de energia elétrica com a Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e). A sincronia entre a venda do produto e o transporte da mercadoria é o foco dessa primeira onda.

Preparar a operação para agosto exige mapear todos os pontos de emissão dentro da empresa. Um varejista com vários caixas precisa de todos os terminais atualizados e que a comunicação com o servidor central ocorra sem falhas. Se a sua empresa ainda não revisou a tabela de tributação dos produtos, esse é o primeiro item da lista.

• Revisar a classificação fiscal de todos os produtos do estoque ativo.
• Agendar a atualização do sistema emissor de NF-e e NFC-e.
• Treinar a equipe de faturamento para conferir os campos de IBS e CBS.
• Conferir o CT-e atualizado nas operações de frete.

Os prestadores de serviços em geral e de comunicação entram na regra em outubro

Dois meses após o início das operações de comércio e transporte, o foco do cronograma muda para o setor de serviços. Em 1º de outubro de 2026, os prestadores de serviços em geral, que hoje estão sujeitos à incidência do Imposto Sobre Serviços (ISS), devem começar a emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) com as adaptações da Reforma. Entram aqui os serviços em geral sem obrigatoriedade específica, como consultórios, escritórios técnicos, agências e oficinas.

O desafio tecnológico para o setor de serviços costuma ser diferente do comércio, pois muitas empresas dependem dos portais das prefeituras. Com a exigência do leiaute padronizado nacional, as plataformas municipais precisam estar prontas para receber e validar os dados da CBS e do IBS. Na mesma data entra a Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação (NFCom), usada pelas empresas de comunicação.

Nós orientamos que as empresas de serviços reavaliem os seus contratos mensais recorrentes. O faturamento automático, muito comum em assinaturas e prestações contínuas, precisa ser reprogramado para que, na virada de setembro para outubro, o lote de notas seja processado corretamente. A rotina das obrigações do Lucro Presumido na prestação de serviços exige cautela nessa transição, porque erro de alíquota de teste aparece na apuração do trimestre.

O mês de dezembro inclui as locações e as operações imobiliárias no sistema

O último mês do ano de teste traz para o novo ambiente as operações mais complexas e os regimes de exceção. No dia 1º de dezembro de 2026, as regras alcançam a emissão de NF-e de sujeitos passivos de IBS e CBS que não são contribuintes habituais do ICMS. Isso afeta empresas que, pelo modelo antigo, não tinham a obrigação de gerar o documento estadual, mas que agora precisam documentar as suas movimentações de bens para fins de recolhimento dos novos tributos sobre o consumo.

A mesma data marca o início da obrigatoriedade para a NFS-e nas atividades de locação de bens. Além das locações, o cronograma especifica que alguns subitens peculiares da Lei Complementar 116 (a lei do ISS) só migram para o novo sistema em dezembro. Esses subitens são processamento, armazenamento ou hospedagem de dados (1.03), licenciamento ou cessão de uso de programas de computação (1.05), disponibilização de conteúdos de áudio, vídeo, imagem e texto pela internet (1.09) e transporte coletivo municipal de passageiros (16.01). O mercado imobiliário também entra na regra em 1º de dezembro, com a emissão da NF-e para a alienação de imóveis.

Esses serviços e as operações imobiliárias ficaram para o fim da fila. Se a sua empresa de Marília atua com desenvolvimento de software ou aluguel de equipamentos, o planejamento ganha um respiro, mas não permite acomodação. Confira na tabela abaixo em que linha a sua atividade cai.

As empresas do Simples Nacional possuem um calendário próprio a partir de 2027

Os pequenos negócios contam com um tratamento diferenciado na legislação da Reforma. As alíquotas de teste de 0,9% para a CBS e de 0,1% para o IBS não se aplicam aos optantes pelo Simples Nacional durante o ano de 2026. A determinação consta no artigo 348, inciso III, alínea "c", da Lei Complementar 214/2025.

O Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026 segue a mesma linha ao definir que todos os documentos fiscais emitidos por contribuintes do Simples Nacional só adotarão os novos campos e regras de IBS e CBS a partir de 1º de janeiro de 2027. Isso significa que, independentemente se a empresa atua no comércio (NF-e ou NFC-e), no transporte (CT-e) ou na prestação de serviços (NFS-e), a data é a mesma: 1º de janeiro de 2027. O faturamento de 2026 continua ocorrendo nos moldes tradicionais do regime simplificado.

Esse tempo adicional deve ser usado com estratégia. O ano de 2026 serve para organizar os cadastros internos, treinar a equipe e entender como as obrigações acessórias do Simples Nacional na Reforma vão funcionar. Nós orientamos os gestores de pequenas empresas a não ignorarem as notícias sobre a Reforma apenas porque o seu prazo é maior. Os erros que as empresas maiores cometerem em 2026 são lição de graça para quem vira a chave em 2027.

A emissão da nota de serviço nacional vira regra para micro e pequenas empresas

Embora as regras de cálculo do IBS e da CBS fiquem para 2027 no Simples Nacional, existe uma mudança importante na plataforma de emissão ainda em 2026. A Resolução CGSN 191, de 4 de agosto de 2026, tornou obrigatório o uso da NFS-e padrão nacional no Simples para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Essa nova resolução revogou a CGSN 189/2026, que previa a obrigatoriedade para o mês de setembro, e fixou a data definitiva para 1º de novembro de 2026.

A partir de novembro, os prestadores de serviço do regime simplificado não poderão mais usar os portais locais das prefeituras para gerar as suas notas, caso ainda façam isso. A emissão deve ocorrer exclusivamente pelo Emissor Nacional, seja através do ambiente web fornecido pelo governo ou por meio da integração de sistemas via API. Assim, quando os campos do IBS e da CBS passarem a valer para o Simples em janeiro de 2027, a empresa já estará emitindo na plataforma certa há dois meses.

Nossa recomendação é testar o Emissor Nacional em outubro, com o certificado digital e o cadastro de serviços já conferidos. Mudança de plataforma deixada para o último dia costuma virar nota parada, e nota parada é recebimento atrasado.